Remplir un nouveau bureau, vide au départ, n’est pas du tout facile. Si vous deviez partir de zéro pour un nouveau local ou un nouveau bureau, saurez-vous réunir toutes les fournitures de bureau indispensables sans rien oublier ? Voici une check-list qui peut énormément vous aider et éviter un va-et-vient incessant jusqu’au magasin de fourniture. Néanmoins, avant de commencer notre liste, nous allons vous montrer comment choisir devant une multitude d’offres et où commander ces différentes fournitures.
Choisir selon les besoins de l’occupant du bureau
Malgré une liste des fournitures possibles, il ne faut pas encombrer inutilement le bureau. Il faut se référer au poste de celui qui va occuper le bureau. À titre d’exemple, un développeur web qui aura le plus souvent le nez plongé dans son clavier n’a par exemple besoin que d’un minimum de fournitures. Au contraire, la secrétaire de direction aura besoin de différentes sortes d’outils. Il ne faut pas non plus négliger la possibilité de partager quelques fournitures. Dans un bureau où on retrouve trois ou quatre occupants par exemple, une seule agrafeuse peut largement suffire. Ils peuvent se passer cet outil entre eux lorsque c’est nécessaire.
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Où acheter vos fournitures de bureau ?
Que ce soit pour les grands mobiliers ou les petites fournitures, vous avez le choix entre la visite des magasins physiques ou la commande en ligne. Choisissez des magasins physiques ou virtuels de renom pour les produits standards et des fournisseurs spécialisés comme le fournisseur de tampon encreur https://otypo.com pour les produits personnalisés. Bien choisir son fournisseur permet d’éviter les problèmes. Si jamais vous avez un problème avec le produit après la livraison, leur SAV est plus performant.
Comment choisir la marque ?
Gardez comme principe que les fournitures sont des accessoires secondaires. Il ne faut pas qu’un appareil défaillant ou un matériel abîmé par exemple ralentissent le travail de celui qui les utilise. Il est donc important de n’acheter que des produits de qualité et la marque est le plus souvent le meilleur gage de qualité. Il peut être nécessaire de vous renseigner un peu avant le choix d’une marque. Le vendeur du magasin peut vous aider, mais vous pouvez aussi chercher sur les avis et les forums sur internet.
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Check-list des mobiliers et des fournitures indispensables dans un nouveau bureau
Les mobiliers
Le bureau et la chaise sont bien sûr les premiers concernés. Vous pouvez choisir des bureaux individuels ou adopter le style îlot pour les grands halls de travail. L’occupant du bureau a aussi besoin de mobiliers de rangement comme une armoire ou des étagères, en plus du tiroir de son bureau. Bien sûr, il faut prévoir ses besoins afin de déterminer la taille des mobiliers de rangement. Il faut aussi prévoir un emplacement verrouillé où il peut entreposer ses affaires personnelles.
Les équipements informatiques
Les équipements informatiques comprennent l’ordinateur, l’onduleur, l’imprimante, etc. Préférez les ordinateurs portables qui sont moins encombrants. Choisissez la performance de l’ordinateur selon les besoins rattachés au poste. En effet, ce n’est pas la peine d’acheter un PC de gamer pour des besoins de bureautique par exemple. En outre, qui dit équipement informatique dit aussi câblage. Mettez en place les sources d’alimentations et les câbles réseau si nécessaire.
Les équipements de bureau
Il est aussi impératif de rendre le bureau en un espace viable. Vous aurez par exemple besoin de penser à l’éclairage et au chauffage. Permettent-ils d’optimiser la performance du travailleur ? Faut-il installer par exemple un ventilateur en été ou augmenter l’éclairage si des travaux de nuit sont à prévoir. En outre, il ne faut pas non plus oublier le téléphone et les autres appareils de communication.
Les petites fournitures
Les petites fournitures concernent principalement la papeterie, les outils de classement et les petits outils. La papeterie comprend les cahiers, le bloc-notes, l’agenda, les enveloppes, etc. Les outils de classement sont par exemple les classeurs et les intercalaires. Les petits outils en revanche sont les stylos, les crayons, les gommes, les agrafeuses, les presse-papiers, etc. La règle qui associe les fournitures avec les besoins réels est toujours aussi valable. Il ne faut pas encombrer un bureau inutilement d’outils qui ne servent que deux ou trois fois par an. Dans les pires des cas, achetez un exemplaire de ces outils pour tous les occupants d’un local en les gardant de côté dans une armoire en attendant leur utilisation.
L’aménagement, le rangement et l’ergonomie des bureaux assurent la productivité
Pour terminer, nous allons évoquer l’importance du bien-être au travail. Les spécialistes affirment que le bien-être doit être particulièrement soigné afin d’optimiser la productivité. Outre le côté humain et relationnel, l’aménagement, le rangement et l’ergonomie du poste de travail font partie des éléments qui entrent en compte. Même l’éclairage et la couleur des murs ont une incidence sur le bien-être au travail.
Le côté qui nous intéresse le plus concerne les fournitures de bureau. De préférence, elles doivent être disponibles au moment où la personne en aura besoin. Si elle en a besoin régulièrement, l’outil en question doit lui rester à portée de main. Il ne doit pas être nécessaire pour lui de se lever à chaque fois. Par ailleurs, il ne faut pas non plus encombrer son bureau. Il ne doit y avoir que l’essentiel. Le reste doit être rangé dans un tiroir ou dans une armoire.