En ce moment, les entreprises ne cessent d’adopter des stratégies pour optimiser le travail de ses employés. La mise en place d’une GED en fait partie. Il s’agit d’un logiciel qui permet de créer, gérer et stocker les documents. Elle est utilisée pour traiter facilement les bulletins de paie, les contrats, les factures, les notes de frais, etc. Cette solution aide l’entreprise à gagner en productivité et en fiabilité.
Pourquoi opter pour la GED ?
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La GED signifie Gestion Electronique de documents et elle est désormais très utilisée par de nombreuses sociétés. En effet, elle continue de prouver son efficacité, que ce soit dans le cadre du traitement de document ou bien de réduction des coûts. A vrai dire, mettre en place une GED aide l’entreprise à réduire les dépenses liées au traitement traditionnel de l’information. On parle surtout de l’impression qui implique une consommation considérable de papier et d’encre. De plus, les collaborateurs ne perdent pas de temps à chercher des dossiers dans les archives et ils deviennent plus productifs.
La GED s’avère être la meilleure manière d’améliorer le service client de l’entreprise. Tout d’abord, les clients pourront accéder facilement à leur dossier. Pour une compagnie d’assurance, par exemple, ils pourront consulter leur police d’assurance à tout moment et réviser leurs garanties. Ensuite, ils ont la possibilité de remplir des formulaires d’adhésion en ligne et de télécharger des pièces sans difficulté. Et enfin, les clients peuvent contacter au plus vite le service client de la société en cas de problème.
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Il convient aussi de savoir que l’outil GED offre un accès personnalisé à tout le personnel de l’entreprise. Chacun d’entre eux pourra accéder aux documents et effectuer des modifications. La communication interne est optimisée. Par ailleurs, les fichiers ne risquent pas de se perdre ou de détériorer à cause d’un souci informatique quelconque. Effectivement, ils seront sauvegardés en ligne. Dès qu’un document est considéré comme classé, il sera archivé vers un Système d’Archivage électronique ou SAE. Néanmoins, il reste consultable et il est toujours possible de le modifier.
Et la solution GED est très bénéfique dans l’action sur la protection de l’environnement de l’entreprise. Elle réduit l’utilisation des papiers et encres. Elle adopte ainsi une stratégie plus verte pour mieux protéger la planète.
Comment mettre en place une GED ?
Pour mettre en placer une GED, il est fortement recommandé de faire appel à une entreprise experte dans le domaine. Cette dernière donnera des conseils avisés sur le type de système à adopter. Elle est en mesure de détecter l’outil le plus performant. Il faut aussi vérifier les différentes fonctionnalités et les outils numériques proposés par le logiciel GED. Elaborer une gestion numérique des documents implique aussi la détermination du « workflow ». C’est un procédé qui permet l’automatisation et la gestion des flux de documents. Il faut choisir un workflow performant, notamment si un document doit subit plusieurs modifications par les différents services de l’entreprise. Il est vrai qu’au sein d’une société, un document peut être utile pour le service commercial, comptabilité, ressources humaines ou bien contentieux.
Une fois la GED installée, l’entreprise devra organiser une formation interne. Elle sert à aider les employés à maîtriser rapidement l’usage du logiciel et ainsi éviter une mauvaise manipulation qui peut nuire à son efficacité.
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